Bildungswerk des Deutschen BundeswehrVerbandes e.V. Informationen zur Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Seminar-/Veranstaltungsteilnehmer, Interessenten und Geschäftspartner

Mit den nachfolgenden Informationen gibt Ihnen das Bildungswerk des Deutschen BundeswehrVerbandes e.V. (nachfolgend „Bildungswerk“) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Seminar-/Veranstaltungsteilnehmer, Interessent und Geschäftspartner nach der DS-GVO.

1. Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Bildungswerk des Deutschen BundeswehrVerbandes e.V.
Stresemannstraße 57
10963 Berlin

Telefon: 030 / 25 92 60 45 70
Telefax: 030 / 25 92 60 845 70
E-Mail: bildungswerk@dbwv.de

Erste Ansprechstelle im Bildungswerk für den Datenschutz ist der Datenschutzkoordinator, Herr Oliver Krause, den Sie via E-Mail an datenschutz@dbwv.de kontaktieren können. Unter der vorgenannten Anschrift sowie über die E-Mail-Adresse datenschutzbeauftragter@dbwv.de erreichen Sie auch den Datenschutzbeauftragten, Herrn Dr. Stefan Drewes.
 

2. Kategorien von personenbezogenen Daten

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten vom Bildungswerk verarbeitet werden, hängt maßgeblich davon ab, aus welchem Anlass und in welchem Rahmen ein Kontakt oder eine Vertragsbeziehung zu Ihnen entsteht oder besteht. Zu unterscheiden ist z.B. zwischen Seminar-/Veranstaltungsteilnehmern, Interessenten an unseren Seminaren/Veranstaltungen und Geschäftspartner wie z.B. Tagungsstätten und Referenten. Im Rahmen einer Seminar-/Veranstaltungsbuchung, einer Anfrage oder eines sonstigen Vertrages verarbeitet das Bildungswerk in Abhängigkeit zu der konkreten Beziehung in der Regel nachfolgende Kategorien von Daten. In Formularen, mit denen personenbezogene Daten erhoben werden, ist jeweils gekennzeichnet, welche Daten hierfür zwingend erforderlich sind und welche Daten freiwillig mitgeteilt werden können.

• Nachname, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer der Seminar-/Veranstaltungsteilnehmer, ggf. dieselben oder auch abweichende Daten von teilnehmenden Partnern*innen;
• Geburtsdatum, Geburtsort, Personalausweisnummer von Teilnehmern, soweit für die Besuche von Tagungsstätten mit besonderen Sicherheitsauflagen (z.B. Deutscher Bundestag) erforderlich;
• Mitgliedschaft und Mitgliedsnummer im Deutschen BundeswehrVerband für die Geltendmachung von Beitragsreduzierungen;
• Dienstliche Daten wie z.B. Dienstgrad/Berufsbezeichnung, dienstliche Funktion/Tätigkeit, Einheit/Dienststelle und dienstlicher Postanschluss für die Beantragung und Abrechnung von Zuschüssen für Seminare/Veranstaltungen;
• Angaben zu Nahrungsmittelunverträglichkeiten im Rahmen von Verpflegungsbestellungen;
• Firmierung ggf. auch bestehend aus Namen, Vornamen, Adresse, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Branche, Ansprechpartner im Unternehmen mit Namen, Vornamen, Funktion, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail);
• Zahlungsverkehrs- und -auftragsdaten (z.B. Bankverbindungs-/Kreditkartendaten, Zahlungsaufträge), Bonitäts-Score (Zahlungsverhalten bei Geschäftspartnern);
• ausschließlich bei Geschäftspartnern Auftragshistorie und Umsätze;
• Daten im Rahmen der Führung von Rechtsstreitigkeiten der jeweiligen Gegenseite und deren Prozessbevollmächtigten;

Sofern es während Seminaren/Veranstaltungen, der Interessentenbetreuung oder einer Geschäftsbeziehung zu unmittelbaren Kontakten mit Ihnen kommt, werden ggf. weitere Daten, wie z.B. Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis und Kopien des Schriftverkehrs verarbeitet.
 

3. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Das Bildungswerk verarbeitet Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten zur Erfüllung des jeweiligen Vertrages (z.B. Seminar-/Schulungs-/Veranstaltungsbuchung, Referentenbeauftragungen, Einladungen zu Veranstaltungen, Workshops und Tagungen, sonstige Geschäftsbeziehung) inkl. damit zusammenhängender Informationsbereitstellungen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Kontaktanfragen, Informationsbestellungen) mit Ihnen nach Art. 6 (1) b) DS-GVO. Für diese Zwecke werden auch Ihre Kontaktdaten z.B. im Rahmen konkreter Informationen und Rückfragen verwendet.

Das Bildungswerk unterliegt zudem diversen gesetzlichen Vorgaben (z.B. Steuergesetze) und verarbeitet insoweit Ihre Daten auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben nach Art. 6 (1) c) oder im öffentlichen Interesse nach Art. 6 (1) e) DS-GVO. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem

• die Antrags- und Nachweispflichten im Rahmen von Zuwendungen durch öffentliche Stellen;
• die Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten (z.B. gesetzliche Unfallversicherung);
• die Betrugs- und Geldwäscheprävention (z.B. EU-Sanktionslisten);
• die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und Prüfungsanforderungen;
• die Erfüllung behördlicher und gerichtlicher Weisungen und Anordnungen;
• sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken des Bildungswerks.

Sofern erforderlich verarbeitet das Bildungswerk Ihre Daten im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DS-GVO zur Wahrung berechtigter Interessen des Bildungswerks oder Dritter. U.a. folgende Datenverarbeitungen basierend auf der Interessensabwägung:

• die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Filmaufnahmen für Zwecke der Berichterstattung über die Aktivitäten des Bildungswerks in sozialen Medien, Internet/Webseite, Pressemitteilungen, Newslettern und Print-Broschüren, um die Öffentlichkeit über die satzungsgemäßen Zwecke zu informieren; sofern besondere Gründe gegen die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen, auf denen Sie unter Umständen erkennbar sind, bestehen, sprechen Sie bitte hier vor Ort die Veranstaltungsleitung oder das Fotografen-/Kamerateam an;
• Maßnahmen zur Vereinssteuerung und Weiterentwicklung von satzungsgemäßen Aufgaben;
• die Teilnahme sowie die Kontaktdaten und den Erfahrungsaustausch zwischen dem Bildungswerk und Teilnehmern an Seminaren, Veranstaltungen, Workshops, Tagungen, Arbeitskreisen etc. sowie Übersendung, weiterer projektspezifischer Informationen für Zielgruppenanalysen;
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Bildungswerks;
• Verhinderung von Straftaten;
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen);
• Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken bei Geschäftspartnern.

Ebenfalls im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DS-GVO zur Wahrung berechtigter Interessen des Bildungswerks verarbeitet das Bildungswerk Ihre Daten z.B. auf der Basis von Buchungen, bestehender Verträge oder von Anfragen für bedarfsgerechte, an Ihren Interessen orientierte Informationen im Rahmen der satzungsgemäßen Zwecke des Bildungswerks nach folgenden Maßgaben:

• postalische Werbung, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen (s. Ziffer 7.);
• telefonische Werbung gegenüber Unternehmen im Falle des Vorliegens Ihres mutmaßlichen Einverständnisses hierfür, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen (s. Ziffer 7.).

Das Bildungswerk übermittelt Ihre Daten nicht für werbliche Zwecke an Dritte.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und/oder für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 (1) a), 7, 9 DS-GVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widerrufen werden. Einwilligungen können u.a. erteilt werden für

• die Verarbeitung freiwillig angegebener Daten im Rahmen von Buchungen z.B. zu Nahrungsmittelunverträglichkeiten als besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 (2) a) DS-GVO;
• die telefonische Werbung für Seminare/Veranstaltungen des Bildungswerks gegenüber Verbrauchern;
• die Verwendung von Foto- und Filmaufnahmen für werbliche Zwecke des Bildungswerks außerhalb des Anwendungsbereichs der Berichterstattung nach Art. 6 (1) f) DS-GVO.
   

4. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten

Innerhalb des Bildungswerks erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch vom Bildungswerk eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO beauftragt werden.

Mögliche Empfänger personenbezogener Daten sind hiernach z.B.:

• Referenten, Tagungsstätten nebst Besuchspunkten und dortige Sicherheitskontrollen sowie ggf. auch andere Teilnehmer an Seminaren/Veranstaltungen, Workshops, Tagungen des Bildungswerks;
• Zuwendungsgeber im Rahmen von Fördermittelnachweisen;
• öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Unfallversicherungsträger, Bundeszentralamt für Steuern) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
• andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute;
• Auftragsverarbeiter für die Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, die Archivierung, die Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services, das Controlling, das Datenscreening nach gesetzlichen Vorgaben, den Druck und Versand von personalisierten Schreiben, den E-Mail-Versand, die Datenvernichtung, von Wirtschaftsprüfungsdienstleistungen und den Zahlungsverkehr;
• Auskunfteien im Rahmen einer Bonitätsanfrage zu Unternehmen;
• weitere Datenempfänger auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung.
   

5. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation

Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR und (sogenannte Drittstaaten) erfolgen nur, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge/Buchungen erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat, zu denen kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 (III) DS-GVO vorliegt, eingesetzt, werden diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.
 

6. Dauer der Datenspeicherung

Das Bildungswerk verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten sowie auf Basis der Interessensabwägung unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenkategorie erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist, z.B. in einem gesonderten Archiv mit eingeschränkten Zugangsberechtigungen, zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und Geldwäschegesetz mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation für die Dauer von zwei bis zehn Jahren z.B. für Geschäftsbriefe, Verträge, Bestellungen, Rechnungen und Zuwendungsbescheinigungen);
• Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 30 Jahren nach § 197 BGB z.B. im Rahmen von rechtskräftig festgestellten Ansprüchen, Ansprüchen aus vollstreckbaren Vergleichen oder voll-streckbaren Urkunden;
• Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 3 Jahren nach § 195 BGB für Nachweiszwecke und eine evtl. erforderliche Klärung gerichtlicher oder außergerichtlicher Ansprüche (z.B. die Korrespondenz im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenrechte).
   

7. Ihre weiteren Datenschutzrechte

Folgende weiteren Rechte stehen Ihnen als Betroffener vom Grundsatz her und, sofern vertragliche und gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen, zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG n.F.;
• Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DS-GVO);
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG n.F.;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DS-GVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO);
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO);

8. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen einer Vertragsbeziehung (z.B. Buchungen von Seminaren/Veranstaltungen, sonstige Verträge) müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Vertrages oder einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen.

9. Nutzung von Cisco WebEx für Webmeetings

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen im Rahmen von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinaren (nachfolgend: Webmeetings) unter Einsatz von „Cisco Webex“.

Soweit Sie die Internetseite von „Cisco Webex“ aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Cisco Webex“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung des Dienstes herunterzuladen. Sie können „Cisco Webex“ auch über die „Cisco Webex“-App nutzen.

Bei der Nutzung von „Cisco Webex“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Name, Vorname, E-Mail-Adresse
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und ggf. aufzuzeichnen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Cisco Webex“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Die Voreinstellungen werden von uns so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen.

Nach den von uns getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten der Moderatoren bzw. Referenten in einem Webmeeting verarbeitet und ggf. aufgezeichnet und im Internet zum Abruf bereitgestellt. Nur in Ausnahmefällen und einem vorherigen Hinweis von uns werden auch die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten von Teilnehmern erhoben und ggf. gespeichert, wenn diese sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen.

Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gem. Art. 6 (1) a) DS-GVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Cisco Webex“ konkludent erklären.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von „Cisco Webex“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Cisco Webex“ vorgesehen ist.

„Cisco Webex“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet gleichwohl nur in Bezug auf die Vertragsdaten und ggf. in 2nd-Level-Support-Funktionen in einem Drittland statt. Die weiteren personenbezogenen Daten, insbesondere die der Meeting-TeilnehmerInnen werden ausschließlich auf Servern in der EU verarbeitet.

Der Lizenzinhaber hat mit dem Anbieter von „Cisco Webex“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Weiter wurden sog. EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Zudem verfügt der Anbieter von „Cisco Webex“ über konzernweit geltende Binding Corporate Rules i.S.d. Art. 47 DS-GVO auf die Art. 46 DS-GVO auch Datenübermittlungen in Drittländer gestützt werden können. Eine weitere Rechtsgrundlage für Datenübermittlungen in Drittländer ohne ein angemessenes Datenschutzniveau wie die USA bildet wiederum Ihre Einwilligung nach Art. 6 (1) a) DS-GVO i.V.m. Art. 49 (1) a) DS-GVO. Mit Urteil vom 16.07.2020, Az.: C-311/18 („Schrems II“), hat der EuGH festgestellt, dass in den USA kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet werden kann. Es besteht dort zum einen das Risiko eines Zugriffs auf die auf die übertragenen Daten durch US-Sicherheitsbehörden ohne, dass eine Möglichkeit vorgesehen ist, wirksame Rechtsbehelfe einzulegen. Zum anderen fehlen durchsetzbare Betroffenenrechte.

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung (i.d.R. nach Abschluss der Veranstaltung) oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Stand: 02/2021